Etkili E-Mail Nasıl Yazılır? Yazılırken Nelere Dikkat Edilir?

Etkili E-Mail Nasıl Yazılır? Yazılırken Nelere Dikkat Edilir? Herkese evvela iyi akşamlar diyip teknolojinin bir başka haberleşme kaynağı olan e-mail dalında bazı şeylerden bahsedeceğim. Ürün alsak detaylı ayrıntıları e-mail ile satıcıya iletiyoruz, Şikayet ve sorunlar için site sahiplerine e-mail yazıyoruz, Peki yazdığımız e-mail’ler ne kadar etkili yani karşımızdaki insanı e-mail ile etkileyebiliyor muyuz?  Etkileme deyince akla gelenlerden biride ova üslubu olmalıdır. Konumuza geçmeden gene birkaç cümle ile özetleyecek olursak, Malumunuz iletişim araçlarından telgraf ve mektubun geçerliliği ortadan çoktan kalktı. Artık güne e-postalarımızı kontrol ederek başlıyoruz. Akıllı telefonların maillerimize anlık ulaşım sağlamaları iletişimi önemli manada hızlandırmış durumda. Her gün gerek işimizle ilgili gerekse arkadaş ve akranlarımızla iletişim için onlarca mail gönderiyoruz. Mail yazmanın benzer name yazmak benzeri bazı kuralları var. Bu kurallar iletimizin okunurluğunu ve anlaşılırlığını artırmakta. Dolayısıyla doğru mail yazımı meramımızı hedefteki muhatabımıza daha Öğe anlatabilme imkânı sağlamaktadır. Daha okunur ve etkili mail yazmak istiyorsanız aşağıdaki mail yazma kurallarına dikkat ediniz; Mailin Kim Tarafından Gönderildiği Belli Olsun; Gördüğüm kadarıyla bilhassa çok sayıda Outlook kullanıcısı maillerini outlook’a tanımlarken isim soyad bölümünü sıhhatli doldurmadığı için karşı taraf mail gönderenin ismini yarım yamalak görmekte. Bu vaziyet öbür kuruluş ve Şahıs maillerinde de yaşanmakta. Maili sektör ilgili mailin kim sebebi ile gönderildiğini tam anlayamadığı için maili açmadan direkt silmektedir. Yazdığınız Mailin Konusunu Belirtiniz; Gönderilen maillerde karşı tarafın ilk göreceği bölüm sizin mailinizin konu / subject bölümüne yazdığınız bölümdür. Mailin konusunu içeriği özetleyecek biçimde düzenleyiniz. sorun AtakMail Alışveriş üstünden gömlek siparişi verici bir müşteriye siparişi dalında mail gönderirken “927 nolu Fred Perry Gömlek Siparişiniz hakkında” halinde bir mail göndermek müşterinin merakını artıracaktır. Tam tersi “konusuz” – “no subject” mailler hem ciddiyetten uzaktır hem de okunmama ihtimalleri vardır. Muhatabınızı Selamlayarak Başlayınız; “Önce selam, sonra kelam” düsturunca muhatabınızı selamlayarak mailinize başlayınız. Samimiyet derecenize ve mailin içeriğine enlem durum hatır sorunuz. Tabi resmi yazışmaları ve kuruluş içi ast üst dengesini bunun dışında tutmanızı şiddetle tavsiye ederim. Bu konu için kültürel ve dini değerleri göz önünde tutmalısınız. Atak Teknoloji’de bilhassa Müslüman ülkelerle domain konusu için yaptığım yazışmalarda “Selamün Aleykum”  sözüyle başlayan maillerime aşırı daha hızlı cevap aldığımı müşahede ettim. Fakat memleketimizde bu tarz bir mail başlangıcı size ideolojik bir kisve giydirecektir. Maillerinizde kullanacağınız selamın balans ayarını güncel yaşantınız paralelinde kendiniz ayarlayınız. Mailiniz Kısa ve Öz Olsun; Gönderdiğiniz epostada edebiyat parçalamaya kalkmayın. Kurduğunuz ilk cümleden başlayarak ne ifade etmek istediğinizi hemen anlatın. Dilbilgisi – Yazım Kurallarına Dikkat Ediniz; Mailde yazsanız dilbilgisi imla kurallarına riayet edin. sorun “de”, “da”, “mi” benzeri ekleri ayrı yazın. Noktadan sonra bir boşluk bırakarak yazınıza devam edin. Arada boş satırlar bırakın, epostanız daha sorunsuz okunur. Mailinizi Büyük Harflerle Yazmayınız; Eposta yazarken büyük harf kullanmayınız. İnternet dünyasındaki genel teamül tamamı büyük harflerle yazılan maillerin karşı tarafa BAĞIRMAK – HAKARET ETMEK – KABALIK ETMEK anlamına geldiğidir. Tabi karşı tarafa bağırmak istiyorsanız o başka. Nezaketi Elden Bırakmayınız; Email gönderirken gündelik yaşamımızda bulunduğu bunun gibi tercih ettiğimiz kelimelerde nezaketi elden bırakmamak gereklidir. Muhatabınıza ikinci tekil şahsa değil de ikinci çoğul şahsa hitap edercesine hitap ediniz. Mutlaka İmza Kullanınız; Epostalarınızda imza kullanmanızı altını çizerek tavsiye ederim. Birincisi muhatabınız sizin tam şekilde kim olduğunuzu, hangi şirketten yazdığınızı, hangi pozisyonda görev yaptığınızı direk öğrenecektir. Bu sizin ve şirketinizin açısından şeffaflıktır. Ayrıca imzaya koyacağınız telefon, faks, adres, eposta, web adresiniz benzeri bilgiler size eposta dışı türlü yollardan da ulaşılmasını sağlayacaktır. Ayrıca unutmayınız imzalı bir eposta bugünlerde gönderilecek en Öğe bir tanıtım aracıdır. Şirketlerde eposta imzası standart duruma getirilmelidir. Ortak uygulanan imza şirketin standart değerlere sahip olduğunu, disiplinli devinim ettiğini gösterir. Ortak bir imza tanımlanmaması biçiminde kuruluş maillerinde çok fazla seslilik hakim olacaktır. Maillerde kullanılacak olan imzalarda dikkat edilecek bir husus karşı taraftaki muhatabın dikkatini – düşüncesini öbür taraflara sürükleyecek özlü söz vb. evrelerden kaçınılmasıdır. İmzalarda şirketin sloganı kullanılabilinir. Ekli Dosyalarınız Kaç MB? Göndermekte olduğunuz maillerde mailinizin bir defada ortalama kaç mb dosya gönderebildiğini baştan öğrenmenizde yarar var. sorun AtakMail üstünden on mb üzeri dosyalar gönderilememektedir. Siz 20 mb lık dosyayı AtakMail’den göndermeğe kalkıştığınızda hata alacak ve muhtemelen AtakMail sistem yöneticiniz olan Mustafa bey yahut Alper bey’e başvuracaksınız. Bu bir süre kaybıdır. Varsayalım on mb ve üzeri bir maili karşı tarafa gönderdiniz, hali hazırda % 80 mail sistemi dosya yoğun büyük bulunduğu için mailinizi reddedecektir. Bu tarz sorunlarla karşılaşmamak için göndermiş olduğunuz yüklü dosyaları mümkünse bölerek ve ya ftp üstünden gönderebilirsiniz. Mail Yazmak Mutlaka Gereklimi? Bu sorunun cevabını her zaman düşünün derim. Telefonla hızla dönüş alabileceğiniz bir konu için mail yoluyla iletişimi tercih etmeyin. Amaçlarınıza ulaşmak için uygun olan araç en iyi araçtır.


Yapılan Yorumlar
Erdem OFLAZ

Bir mum, diğer mumu tutuşturmakla ışığından bir şey kaybetmez.
 Kategoriler
 Popüler yazılar